понедельник, 8 октября 2018 г.

Почему вежливые письма могут бесить

Письмо выглядит вежливым, но только выглядит. Получателям оно вряд ли понравится, потому что посыл письма такой: «Эй вы! Бросайте все свои дела и займитесь этой задачей. И разберитесь там между собой, кто это сделает».

Новые правила деловой переписки

Некоторые фразы из письма особенно раздражают:

1. «Здравствуйте, коллеги!».

В деловой переписке одни люди используют обращение «Коллеги», а других оно раздражает. Но раздражает не само слово, а посыл, который за ним стоит.
В нашем примере Анна обратилась «Коллеги» и скинула ответственность сразу на всех. Теперь получателям надо самим между собой разобраться, кто должен заняться правками клиента.
Вежливости в этом нет.
Обращение «коллеги» заодно дает получателям право ничего не предпринимать: написали ведь нескольким людям, пусть кто-то другой отвечает.

2. ASAP.
Судя по опросам наших читателей, слова «ASAP» и «Срочно» — самые раздражающие в письмах. Они раздражают, потому что буквально означают требование всё бросить и сейчас же заняться делом из письма, а это неуважение к получателю и его времени.
Со срочностью есть еще одна проблема. Письма — медленный канал общения, и если есть срочное дело, то почта — худший способ его поручить. По срочным делам надо звонить.

3. Заранее спасибо.

Эту фразу обычно пишут в письме как знак вежливости, но воспринимается она как манипуляция: я еще не согласился внести правки, а меня уже поблагодарили, будто я точно не откажусь.

Важно запомнить, что дело никогда не в словах. Вместо высокомерия должно быть уважение.
Уважение и забота к тому, с кем общаешься, — и есть истинная вежливость. Если письмо наполнено ими, не имеет значения, в какие слова это облечь.

Людмила Сарычева,
редактор, соавтор книги "Новые правила деловой переписки"